Фраза у мене все в хмарі звучить заспокійливо рівно до моменту, коли файл зникає одночасно на всіх пристроях, бо синхронізація чесно повторила видалення. Хмара вирішує багато задач, але не ту, яку їй зазвичай приписують. Матеріали про технології і безпеку даних публікуються на порталі pro100media.com.ua.
Синхронізація це не резервна копія
Ключова різниця, яку розуміють після першої втрати.
- Синхронізація підтримує однаковий стан файлів на всіх пристроях. Видалили або зіпсували файл на одному, зміна миттєво пішла на решту
- Резервна копія зберігає стан на певний момент часу і дозволяє повернутись назад
Якщо шкідлива програма зашифрує файли на комп’ютері, синхронізація сумлінно завантажить зашифровані версії в хмару. Саме тому потрібна окрема резервна копія.
Частина сервісів зберігає історію версій і видалені файли протягом обмеженого періоду: перевірте, скільки саме днів і чи вмикається ця опція.
Правило трьох копій
Класичний підхід до збереження важливих даних:
- Три копії даних
- На двох різних типах носіїв
- Одна копія поза домом або офісом
Хмара добре закриває третій пункт, але не замінює решту.
Що зберігати в хмарі
- Робочі документи, над якими працюєте з кількох пристроїв
- Фотографії і відео з телефона
- Скани документів
- Матеріали для спільної роботи
- Файли, доступ до яких потрібен у дорозі
Що краще не зберігати без додаткового захисту
- Паролі у вигляді звичайного текстового файлу
- Скани документів без шифрування в сервісах, де ви не впевнені в налаштуваннях доступу
- Фінансову і медичну інформацію без шифрування
- Робочі дані, якщо політика компанії цього не дозволяє
Для чутливих файлів використовують шифрований контейнер або архів з паролем перед завантаженням.
Як організувати
- Продумайте структуру папок до того, як завантажите тисячу файлів: за сферами, потім за роками або проєктами
- Єдине правило назв файлів: дата у форматі рік-місяць-день на початку дає зручне сортування
- Окремо папка для архіву того, що вже не актуальне, але потрібне
- Позначте, які папки синхронізуються на пристрій, а які лишаються тільки в хмарі: це економить місце
- Періодично чистіть: хмара швидко заповнюється дублями і завантаженнями
Безпека облікового запису
Втрата доступу до облікового запису означає втрату всього, що в ньому зберігається.
- Унікальний складний пароль, який більше ніде не використовується
- Двофакторна автентифікація обов’язково
- Збережіть резервні коди відновлення в безпечному місці офлайн
- Актуальна резервна пошта і номер телефону
- Періодично переглядайте список пристроїв і застосунків з доступом
- Не входьте в обліковий запис з чужих комп’ютерів без потреби
Спільний доступ
- Давайте доступ конкретним людям, а не посиланням для всіх, коли файл чутливий
- Розрізняйте право на перегляд і на редагування
- Встановлюйте строк дії посилання, якщо сервіс це дозволяє
- Періодично переглядайте, кому відкрито доступ до ваших папок
- Пам’ятайте, що посилання для всіх, хто має посилання, може бути переслане далі
На що дивитись при виборі сервісу
- Обсяг безкоштовного простору і ціна розширення
- Наявність застосунків для всіх ваших пристроїв
- Робота з файлами офлайн
- Історія версій і кошик: скільки днів зберігаються видалені файли
- Можливість вибіркової синхронізації
- Шифрування: при передачі і при зберіганні
- Зручність спільної роботи, якщо це потрібно
- Можливість експортувати все одним архівом, якщо захочете піти
Автоматичне завантаження фото
- Зручно, але швидко з’їдає безкоштовний обсяг
- Перевірте налаштування: завантаження тільки через мережу Wi-Fi, щоб не витрачати мобільний трафік
- Уточніть, чи зберігається оригінальна якість, чи файли стискаються
- Важливо: видалення фото в застосунку галереї часто видаляє його і в хмарі
Що робити, щоб не втратити дані
- Увімкніть двофакторну автентифікацію і збережіть коди відновлення
- Зробіть окрему резервну копію найважливішого на зовнішній диск
- Перевірте, чи працює відновлення: спробуйте відновити випадковий файл з кошика або з історії версій
- Не тримайте єдину копію важливих документів в одному сервісі
- Періодично вивантажуйте архів критичних даних
- Стежте за листами про зміну умов і закриття сервісів
Типові помилки
- Вважати синхронізацію резервною копією
- Не вмикати двофакторну автентифікацію
- Зберігати паролі текстовим файлом у хмарі
- Відкривати доступ посиланням для всіх і забувати про нього
- Не перевіряти, чи працює відновлення
- Тримати всі дані в одному обліковому записі без жодної локальної копії
- Видаляти фото з галереї, не розуміючи, що воно зникне і з хмари
Головне
Хмарна синхронізація робить файли доступними звідусіль, але не захищає від видалення і шифрування: для цього потрібна окрема резервна копія і історія версій. Увімкніть двофакторну автентифікацію і збережіть коди відновлення офлайн, бо втрата облікового запису означає втрату всього. І хоча б раз перевірте, що відновлення файлу справді працює: дізнаватись про це в момент втрати пізно.